Amint azt a blog bemutatkozó részében is írtam: az adóellenőrzés olyan a vállalkozás életében, mint a vihar a tengeri hajóséban. Próbálja elkerülni, de ez csak ideig-óráig lehetséges. Célszerűbb ha felkészül rá.

Ebben a hosszabb bejegyzésben néhány tanáccsal szeretnék hozzájárulni ahhoz, hogy a lehető legkisebb fejfájást okozzák ezek az ellenőrzések. A legkézenfekvőbb javaslat persze az lenne, hogy mindig, mindenki, minden szempontból tartson be minden adó- és társadalombiztosítási törvényt, és akkor nem lehet baj. Mindannyian tudjuk azonban, hogy ez nem ilyen egyszerű. Egyrészt mert a törvények nem minden esetben értelmezhetők egy-egy konkrét szituációra, másrészt meg ha értelmezhetők is, olyan adminisztratív vagy anyagi terhet jelentenek, amit inkább nem vállal fel a vállalkozó, s végül azért sem, mert láttunk már olyat, hogy a törvényt betű szerint betartó magatartásban is talált kifogásolni valót a revizor.

Első és általános  jó tanácsnak Douglas Adams: Galaxis útikalauz stopposoknak  című regényének mottóját választottam. „Don’t panic!” (azaz „ne ess pánikba!”) – ez a legfontosabb egy adóvizsgálat idején. A hideg fejű, józan gondolkodás megóvhat mindenkit attól, hogy ijedtében és kapkodva esetleg tovább tetézze a vélhetően amúgy is meglévő bajt.

Előtte …

Nagy a valószínűsége annak, hogy a legnagyobb jószándék mellett sem sikerül minden jogszabályt maradéktalanul betartani. Van azonban néhány dolog, amit a napi munka során szem előtt tartva csökkenthetjük a revíziós megállapítás esélyét.

Tudom, hogy ezt a legtöbben nem szeretik, de figyeljünk oda a papírmunkára! Például legyen szerződés minden nagyobb értékű árubeszerzésről vagy szolgáltatás igénybevételről, hacsak nem egy mindenki által elérhető, nyilvános üzletben vásárolunk. A gyakorlati tapasztalat azt mutatja, hogy nem jó módszer a „majd később aláírjuk” halogató taktikája, mert aztán az aláírás rendszerint elmarad, s az adóhatóság nem fogadja el a szignó nélküli szerződéseket. Ugyanígy: pénztári kifizetés esetén legyenek aláírva a kiadási bizonylatok!

Sokan azt gondolják, hogy szerződés gyanánt megfelel egy hevenyészve összeállított megállapodás is, de tévednek, az adóhatóság nagyon pontosan számon kéri azt, ami le van írva. Ugyancsak  lényeges a teljesítésigazolások megléte. Erre a célra jobb híján megfelelhet a partner által írott, a teljesítést bejelentő levélre tett „Rendben, fizethető”  megjegyzés és szignó is a felelős vezetőtől, de igazából az olyan bizonylat a jó, amely a teljesítés tartalmi elemeit is felsorolja. Hát ha még egyéb dokumentumokkal is alá tudjuk támasztani, hogy a szerződést valóban teljesítette a másik fél! Különösen a kézzel fogható eredménnyel nem járó szolgáltatások (pl. reklám) esetén fordítsunk nagy figyelmet annak bizonyítására, hogy nem a semmiért fizettünk ki milliókat (és igényeltük vissza a benne szereplő áfá-t)! Általában véve is fontos, hogy a gazdasági esemény létrejöttének és megvalósulásának körülményeit akár több oldalról is bemutató és alátámasztó bizonylatokat megőrizzük, és áttekinthető formában tároljuk. (Mellesleg ez nem csak az adóvizsgálat, hanem egy esetleges későbbi, a partnerrel folytatott  jogvita szempontjából is fontos lehet.)

A következő tanács nagyjából így foglalható össze: ha valaminek szaga van, akkor az büdös. Vagyis azok a megoldások, amelyek egy kis simlisséggel egyszerű és könnyű költségmegtakarítást ígérnek, valószínűleg komoly fejfájást okoznak majd később.  Rendre előkerülnek olyan ajánlatok, amelyek azt ígérik, hogy könnyítenek az életünkön. Az ajánlat hozója látszólag részletesen kidolgozza a tervet, és garantálja, hogy ebbe nem lehet belebukni. Azt azonban ne felejtsük el, hogy amikor a revízió megjelenik, akkor ő már valószínűleg nem veszi fel a telefont és semmilyen ismert címen nem érhető el. (Tudok ellenpéldát is, de az a ritka kivétel.)

Azt se feledjük, hogy az adózás jogszabályok és nem a józan ész kérdése. Ki ne találkozott volna „logikus” és „ésszerű” megoldásokkal, amelyekről később kiderült, hogy nem felelnek meg az aktuális adójogszabálynak.  Ráadásul – akármilyen szomorúan is hangzik – nem mindig az a helyes válasz, amit szívesen hallanánk.

Javaslom, hogy néhány alapvető kérdésben józan fejjel jelöljék ki a tulajdonosok, illetve az ügyvezetők saját maguk számára a határokat, amit soha, semmilyen körülmények között nem lépnek át, ha még oly kecsegtető ajánlat érkezik is. Azt se feledjék: a gazdasági vezető (főkönyvelő) nem ellenség, hanem barát. S minél inkább vissza akar tartani egy vezetőt valamitől, annál jobban oda kell figyelni a szavára.

… közben …

Az adóvizsgálattal kapcsolatos legfontosabb szabály, hogy az adóhivatalnak nincsenek érzelmei. Cserébe viszont a mieink sem érdeklik. Nem fog „megharagudni”, ha élünk a törvények által biztosított eszközökkel,  fellebbezünk,  íratbetekintést kérünk vagy számon kérjük a határidők betartását.  Viszont  az esetek döntő többségében teljesen érdektelen számára, hogy a vállalkozó egy kis garázsból indulva küzdötte fel magát erre a szintre, mint ahogyan az is, hogy mennyire aktív támogatója a helyi focicsapatnak. Az adóhivatal és az adózó kapcsolatára kizárólag a jogszabályok szemszögéből tekint.

Kissé más a helyzet a revizorokkal. Ahogyan a hivatalnak nincsenek érzelmei, az azt képviselő ellenőrnek  viszont vannak. Semmiképpen ne éreztessük velük esetleges ellenszenvünket, vagy a vizsgálat miatt érzett idegességünket.  Persze a kedvességet sem szabad túlzásba vinni: úgysem hiszik el, hogy őszintén örülünk az érkezésüknek. A legcélszerűbb a tárgyilagos segítőkészség, ami például abban nyilvánulhat meg, hogy pontosan és viszonylag gyorsan odaadjuk azokat a dokumentumokat, amelyeket kérnek. A pontosan kifejezést szó szerint kell érteni, mert általában nem szerencsés megpróbálni kitalálni, hogy mi kellhet még nekik, és ezért elárasztani őket dossziékkal. Nekik sem jó, ha túl sok anyag van előttük, és nekünk sem, ha olyasmit tolunk eléjük, amit esetleg maguktól nem is találtak volna meg. A viszonylagos gyorsaság pedig azt jelenti, hogy értelmes határidőn belül. Ez különösen akkor igaz, ha valaminek a kidolgozását kérik (előfordulhat, és joguk is van hozzá). Megtörténhet, hogy az ellenőrzés akadályoztatása miatti bírsággal fenyegetnek, de ha tényleg irreális a határidő, akkor készíttessünk jegyzőkönyvet erről velük, és nyugodtan írjuk bele, hogy például az egy év alatt kibocsájtott 600 számla vevők szerinti bontását másnapra kérték. Az esetek többségében azonban lehet alkudni velük a határidő tekintetében, ha nem rugaszkodunk el a józan észtől.

Mindenképpen javaslom, hogy az adóvizsgálat során alkalmazzunk a képviseletre külső szakértőt. A szakértő nem fél és nem haragszik (ellentétben az ügyfelek nagy részével),  ráadásul legalább az eljárási szabályokat jól ismeri, ezért nem nagyon lehet csőbe húzni.  A cég könyvelője vagy ügyvédje nem biztos, hogy alkalmas erre a feladatra, mert nem specialistái az adójognak (bár lehetnek kivételek). A vállalkozás tulajdonosát és/vagy ügyvezetőjét, sőt, kulcsmunkatársait beidézheti az adóhivatal és nyilatkozatot kérhet tőlük (ezen személyesen meg kell jelenni, nem lehet képviselőre bízni).  Nem szerencsés azonban, ha a vezetők folyamatosan jelen vannak a vizsgálat során., ennek rendszerint nagy érzelmi kitörés a vége, ami csak ront a helyzeten.

Az adóvizsgálat kulcskérdése az eljárás. Ügyeket lehet megnyerni az eljárási szabályok jó ismeretével, és bukni is lehet ennek hiányával. Fontos, hogy minden beérkező papírt tegyünk el (lehetőleg időrendben). Nem ritka az az eset, hogy párhuzamosan futnak adóvizsgálatok, ugyanazon revízió okiratai azonban mindig egyforma ügyszám alatt futnak, ez segíti a szétválasztást.

… utána

Az adóellenőrzést mindig jegyzőkönyv zárja le, amelyre 15 napon belül észrevételt lehet tenni. Az adóhivatal az észrevétel alapján folytathatja a vizsgálatot, és e folytatást u.n. kiegészítő jegyzőkönyvvel zárja le (amelyre egyébként szintén lehet észrevétel tenni). Amikor már nincs több észrevétel (vagy a hivatal az újabb észrevételekkel már nem kíván érdemben foglalkozni), általában 60 napon belül elkészül a határozat, amely tartalmazza az esetlegesen megállapított adókülönbözetet és pénzügyileg rendezendő adóhiányt valamint a bírságot. Ezzel szemben fellebbezni lehet az adóhivatalon belül lévő felsőbb szervhez (a másodfokú adóhatósághoz). Fellebbezést akkor nyújtunk be, amikor úgy véljük, hogy a revízió megállapítási nem megalapozottak.

Amennyiben elfogadjuk a megállapításokat, de szeretnénk valamilyen engedményt (fizetés elengedést, illetve mérséklést  és/vagy részletfizetést), akkor méltányossági kérelmet kell benyújtani. A méltányosság gyakorlásának azonban megvannak a szigorú törvényi feltételei, az nem valami jutalom, amely a jóknak és a szimpatikusoknak jár.  A kérelem összeállítása során két szempontot mindenképpen érdemes figyelembe venni. Fontos, hogy a fizetési nehézség, amelyre hivatkozunk, az legyen átmeneti jellegű, másrészt a kért méltányosságról be kell tudni  bizonyítani, hogy képes megoldani átmeneti nehézségeinket.

Végül, de nem utolsó sorban: a Hivatalnak nincsenek érzelmei, de a memóriája jó. Amit a korábbi vizsgálatokban hiányosságként megállapított, egy következő ellenőrzés során jó eséllyel  fogja megnézni.

Szóval ne essünk pánikba, ha jön az adóellenőrzés, de azért a nyugalmunk megőrzésében sokat segíthet a fenti tanácsok megtartása.